Les outils spécifiques

• Inclus dans la solution et dans le marché d’AO, 5 livrets de découverte pour une prise en main rapide de l’ENT par les utilisateurs. Ils ont été rédigés sur la base des retours des formateurs académiques. Un objectif : « J’ai l’ENT en 10 mn. Je suis capable de le prendre en main ».
• Ensuite, il y a tout un ensemble de Fiches utilisateurs rédigées par les administrateurs en fonction de leurs échanges et de leur expérience au quotidien sur l’ENT.
• Le travail et l’outil le plus important qui ait été mis en place, c’est La liste de diffusion en ligne, des administrateurs. Développé par l’Académie, cet outil propose une forme d’assistance hyper-réactive animée par les 200 administrateurs capables de répondre très vite par remontée d’expérience. Un véritable club d’utilisateurs sur la base d’un principe de forum d’administrateurs).

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Il existe par ailleurs des outils et des formations qui ont été élaborés en fonction des besoins remontés et des actions à mettre en place.

[1]- Pour soutenir l’effort de rentrée dont on a pu voir par ailleurs la complexité et les exigences, la Mission TICE a imaginé un accompagnement pour chaque poste :

« C’est un fonctionnement qui a été mis en place progressivement. En termes de formation et d’accompagnement, tout a été également imaginé pour que la gageure d’être prêts dès le premier jour de la rentrée puisse être tenue. Il y a :

• une commission SCONET pour les données de secrétariat (cf. Vademecum en lien sur le site académique) ;
  
• une équipe de formateurs académiques pour avoir les emplois du temps à la rentrée (avec aussi un ensemble de tutoriels sur les emplois du temps en soutien de leur bonne intégration) ;
  
• la mission TICE pour l’accompagnement de la formation des administrateurs ;
  
• la formation CPE pour les modules spécifiques ».

[2]- Lors de chaque vague de déploiement, un dispositif ad hoc prend en charge l’accompagnement des acteurs de sa prise en main (voir l’article).

Les fonctionnalités utilisées par les parents

La messagerie et le cahier de texte, les notes aussi, sont autant de fonctionnalités auxquelles les parents peuvent avoir accès par l’ENT. Faut-il encore qu’ils s’y rendent ! Même s’ils sont moins nombreux que les enseignants et les élèves (Gabrielle Guth, CPE du Collège Vauban, révèle qu’ils sont deux fois moins nombreux que les premiers), la tendance est à l’augmentation.

Martial Schmitt, professeur de technologie et surtout PRI dans ce même collège, prédit que « d’ici deux-trois ans, il n’y aura plus de carnets de correspondance papier. D’ailleurs, ajoute-t-il, comme je suis professeur principal, quand j’échange avec eux, j’utilise l’ENT pour commenter les résultats de leur enfant ».

Si les parents ne viennent pas à l’ENT…

Il demeure que très peu de parents prennent les devants pour se connecter sur l’ENT ! Au collège Vauban de Strasbourg, son principal, Pierre Kintz a soutenu Martial Schmitt dans ses initiatives de sensibilisation des parents à l’ENT. Ont ainsi été organisées des cessions de formations spécifiques pour les parents : invités dans l’établissement,  ils ont été ensuite répartis par niveaux de classe, pour qu’il n’y ait pas trop de monde, afin de recevoir :

• une petite formation : comment se connecter et utiliser les principales fonctionnalités de l’ENT (le plus souvent sur la base de questions-réponses aux parents) ?
• leurs codes d’accès et login

Charles Weiss, à la mission TICE du rectorat, rappelle en effet que : « Il est vain de se limiter à une simple distribution de codes aux parents sans accompagnement !  Il est peu probable qu’elle soit suivie d’usages ! On ne peut pas obliger les parents à venir, on ne peut que les inviter ! S’ils se déplacent, ils sont pris en charge par les administrateurs des établissements, car l’assistance académique, qui est par ailleurs très développée, demeure réservée au personnel enseignant. C’est une carence à laquelle la mission TICE essaie de trouver une réponse, quoique le principal obstacle soit purement budgétaire« .

Comme le précise Pierre Kintz, au collège Vauban, on ne procède pas autrement : « profiter de la réunion parents-profs, puis au premier trimestre, au moment de la remise en main propre des bulletins des élèves aux parents, le pourcentage de parents que l’on peut sensibiliser à l’ENT s’accroît encore ! On peut déjà leur communiquer leurs identifiants d’accès. Ils sont libres ensuite de les utiliser ou non…« 

Entre 2004 et 2010, l’Alsace a déployé un ENT sur l’ensemble de son territoire. L’occasion d’en rappeler l’historique, d’en présenter un bilan et de s’interroger sur les perspectives d’avenir. Philippe Houillère, à la Direction des Services Informatiques de la Région, et Patrick Reeb, conseiller TICE auprès du Recteur, reviennent ensemble sur cette aventure du numérique en Alsace. Et si c’était à refaire ?

Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du recteur de l’Académie de Strasbourg, le répète souvent : « L’ENT est un dispositif très structurant« , et d’ajouter « car pour que l’ENT tourne bien, il faut que toutes les procédures implicites deviennent explicites ! Entrer dans ce dispositif oblige à remettre les choses à plat ! ». A la mission TICE de l’Académie, c’est Charles Weiss qui a pris en charge le chantier de l’annuaire fédérateur.

L’ENT ne s’accommode ni d’à peu près, ni de petits arrangements, ni de négligences, ni de gestions empiriques des priorités. Si l’on veut disposer d’un outil efficace, tous les acteurs et tous les contenus identifiés doivent se plier aux rigueurs opérationnelles qui assurent son bon fonctionnement. L’entrée très rapide dans un déploiement de masse a contraint ses animateurs à trouver des solutions et à mettre sur pied une démarche qui puisse assurer son succès. Les problématiques liées à l’annuaire fédérateur en sont la meilleure illustration. Adopter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT a nécessité un travail d’observation, d’analyse et de modélisation qui in fine s’est avéré payant. Comme l’affirme encore Patrick Reeb, « nous sommes la première académie à avoir systématisé la démarche qui consiste à détenir des bases propres, puisque nous avons été la première à exploiter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT. »

Projets-ent.com : Le choix et l’investissement consenti pour intégrer l’annuaire fédérateur dans l’ENT en Alsace a sans doute permis de dégager une méthode. Non ?

Patrick REEB : Plutôt qu’une méthode, je parlerai plutôt de démarche ! Nous avons à la fois recherché les points de complexité et accompagné l’ensemble des utilisateurs prenant part à la constitution des annuaires. Nous avons organisé par exemple des formations pour les secrétaires auprès des chefs d’établissements afin d’obtenir une saisie des données de qualité dans chaque collège et chaque lycée. Il s’agissait surtout de faire évoluer les habitudes et changer les réflexes. On constatait par exemple un nombre régulier de doublons dans la saisie des élèves.  Après une analyse minutieuse des procédures de saisies, des erreurs ont été constatées pour la saisie des élèves qui changeaient d’établissement. La multiplication des approximations est totalement incompatible avec le bon fonctionnement de l’ENT. Ce constat nous a permis de sensibiliser chacun des acteurs de la chaîne à prendre conscience qu’il fallait respecter un certain nombre de procédures et de contraintes.

Projets-ent.com : Ce qui frappe, c’est l’ampleur de la tâche, un travail de précision requérant opiniâtreté et rigueur !

Charles WEISS : Je crois que c’est Philippe Houillère qui disait que sur un annuaire de cette ampleur, il y avait 400 à 500 000 utilisateurs à synchroniser tous les jours : y réussir pouvait sembler une gageure inatteignable. Avec le recul, il est certain que cela n’a pas été facile à mettre en place, surtout en considérant la complexité des données à fédérer. Au niveau de l’Académie, quatre à cinq services fédèrent toutes les identités. Cela demande de mettre en place non seulement des systèmes de saisie rigoureux mais aussi d’instaurer entre eux un véritable dialogue. Il a fallu un peu de temps pour qu’il se noue. Pour cela, il a fallu identifier tous les administrateurs collectant l’information, puis comprendre pourquoi les saisies ne remontaient pas jusqu’à nous. Ici, il y avait une validation ministérielle, là une validation rectorale, là elles alimentaient des statistiques, etc. Il a donc fallu se familiariser avec ce contexte et assimiler les spécificités de fonctionnement de chaque service qui, d’une manière générale, ne communiquaient pas entre eux…

A titre d’exemple, la direction des statistiques devait donner un numéro à chaque élève de 6e en début d’année, mais comme ça ne servait à personne, elle prenait son temps pour terminer la saisie en décembre. Quand l’ENT est arrivé, l’annuaire ENT étant alimenté à partir de l’annuaire fédérateur, nous nous sommes étonnés qu’aucun élève de 6e n’y figurait. C’est en frappant à toutes les portes, que l’on a découvert que ce qui, jusqu’à présent ne gênait nullement l’administration, entravait le bon fonctionnement de l’ENT et empêchait la rentrée de se faire dans de bonnes conditions. Il a fallu expliquer et convaincre l’administration du bienfondé de notre démarche. Elle a joué le jeu, rectifiant les délais de saisies de nos élèves.

Ce travail de réajustement s’est avéré finalement très gratifiant pour les différents services. Chacun dispose désormais de données propres et très rapidement disponibles - ce qui n’était pas le cas avant.

Il y avait enfin un vrai besoin de communication. C’est pourquoi, nous avons ensuite créé une commission pour centraliser toutes les demandes, pour favoriser la communication et les échanges, mais aussi de manière à définir une méthode qu’il a fallu ensuite transmettre.

Après les phases de compréhension et de modélisation du dispositif, a commencé celle de la formation. Une fois les services en accord, ils ont suivi la formation ensemble, une manière aussi pour chacun de connaître les besoins des autres.

Patrick Reeb, conseiller TICE du recteur de l’académie de Strasbourg, définit ainsi la manière dont l’Alsace est entrée dans les ENT ! Le temps lui a donné raison. A l’origine d’un projet de masse, ambitieux et innovant, il devait convaincre les utilisateurs cibles de s’approprier très vite l’outil s’il voulait voir lancée la révolution numérique dans son académie. Aujourd’hui, chacun le répète à son tour : pour entrer dans l’ENT, il faut commencer par utiliser les outils de vie scolaire !

Charles WEISS,
MTICE – académie de Strasbourg

L’une des particularités de notre académie c’est de privilégier deux temps d’action :

• former sur les modules de vie scolaire, car on pense qu’il faut une porte d’accès dans l’ENT (quand on forme les personnes sur les notes, sachant qu’il y a les bulletins en fin de trimestre, on est assuré que 100 % des enseignants prendront contact avec l’ENT et s’y plieront).
• dans un deuxième temps, une fois qu’ils se sont appropriés l’ENT, on part sur les modules pédagogiques.

Si on avait fait le raisonnement inverse, on se retrouverait toujours avec 10 ou 15 % d’enseignants férus de TICE et d’informatique qui se lancent dans l’aventure, mais on laisserait de côté les 85 % autres. C’est pourquoi on a choisi de privilégier les modules de vie scolaire.

Charles Weiss, animateur TICE sur toute la zone rappelle comment les établissements ont reçu le soutien nécessaire à la prise en main de l’outil et se préparent sereinement à la rentrée scolaire 2010-2011.

1ère étape

Janvier – février : la mission TICE rencontre chaque établissement et lui demande de créer un Comité de pilotage local avec des enseignants, le chef d’établissement, un administrateur de l’ENT, la vie scolaire. tous les acteurs de l’établissement sont représentés pour pouvoir décider en concertation. On leur présente alors le projet, le plan de formation et le plan de montée en charge. On leur présente aussi un tuteur, administrateur d’un autre établissement qui connaît le fonctionnement et le paramétrage de l’ENT avec naturellement un retour d’expérience sur le projet.

initialisation de l’ENT : par groupe de 10, les administrateurs des établissements entrant dans l’ENT, suivent une formation sur une journée. Pendant cette journée on met en place tout ce dont ils ont besoin pour faire fonctionner l’ENT. Au sortir de sa formation, l’administrateur dispose d’un ENT en état de marche avec les utilisateurs, les emplois du temps sont terminés, les modules sont paramétrés, etc. Il peut distribuer les codes le soir même !

Objectif final : être immédiatement opérationnel.

2ème étape

Dans les semaines qui suivent, dans le courant du mois de mars, le tuteur vient dans l’établissement, prend contact avec le Comité de pilotage et prépare le paramétrage de l’ENT afin qu’il soit opérationnel dans les semaines à venir.

3ème étape

On arrive aux vacances d’avril, on a encore des formations sur la saisie des notes (avant ou après les vacances). On forme sur les deux modules de vie scolaire.

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A la sortie du dernier comité de pilotage de l’ENTEA-2 (le 4 juin dernier), Projets-ent.com a rencontré  les représentants des trois collectivités impliquées dans le déploiement de l’ENT Alsace. Partie la première, la Région a été rejointe depuis 2004-2005 par les Départements du Haut-Rhin et du Bas-Rhin. Alors que le dispositif de généralisation est désormais achevé, l’heure est au bilan et aux perspectives d’avenir.

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Projets-ent : L’ENT d’Alsace est d’abord une initiative conjointe du  Rectorat et de la Région ?

Philippe HOUILLERE (Région Alsace)

En ce qui concerne l’histoire de l’ENT, la Région avait l’habitude de collaborer avec le Rectorat, puisque dès 1999, nous avions initié un vaste projet d’équipement des lycées, à trois niveaux : le câblage des établissements, une large dotation en postes informatiques et la mise en place de réseaux locaux. Toutes les infrastructures étaient donc très vite en place, et, en 2003, s’est posée la question des contenus. Tout concourait donc pour accompagner le Rectorat sur la thématique des ENT.

Projets-ent : Mais assez vite les départements sont venus étoffer la voilure de l’embarcation ?

Michel RUDLOFF (Conseil Général du Haut-Rhin)

La dynamique informatique est ancienne dans la Région Alsace. Les trois collectivités se sont mises d’accord pour avancer en matière d’informatique en suivant la dynamique impulsée par la Région. Nous avons été rapidement convaincus de la nécessité de mettre des outils performants au sein des établissements pour une meilleure communication en interne, avec les familles et aujourd’hui aussi avec les collectivités, ce qui correspond à la nouvelle orientation du projet. Il y  a eu une implication non seulement  intellectuelle des collectivités puisque nous  avons beaucoup travaillé avec la mission TICE sur l’élaboration du cahier des charges au regard de nos expériences en matière d’informatique de collectivités, mais également une implication budgétaire, car les trois collectivités se sont mises d’accord pour financer l’intégralité de ce projet et garantir à tous les établissements la possibilité d’être équipés. Sachant enfin que, dans la phase de l’expérimentation, la CDC nous a aidés à financer le projet.

Projets-ent : Alors que l’ENTeA en est plutôt à l’heure des bilans, cette notion de partenariat et de progression en bonne intelligence avec le Rectorat semble constituer l’une des clés du succès ? 

Philippe HOUILLERE (Région Alsace)

Pour revenir sur notre collaboration avec le Rectorat, il faut saluer la création de la Mission TICE, dont les équipes se sont montrés à la fois pragmatiques et pérennes sur le terrain contribuant largement au succès final.

Projets-ent : Et si c’était à refaire ?!

Michel RUDLOFF (Conseil Général du Haut-Rhin)

Si c’était à refaire, on repartirait ! La question ne se pose pas ! Surtout quand on voit les perspectives que nous ouvrent les ENT. Aujourd’hui on est encore dans des applications pédagogiques, mais le comité de pilotage auquel nous venons de participer nous offre de nouvelles perspectives : les collectivités vont pouvoir s’impliquer notamment en matière de communication dans la mesure où nous avons du personnel qui travaille dans ces établissements et l’avenir nous promet de pouvoir renforcer la relation et le partenariat entre les personnels de l’éducation et des collectivités pour leur meilleure prise en charge et bon fonctionnement.

Projets-ent : Quelles sont les prochaines étapes ? Vers quels types d’équipements la Région mais aussi les départements se tournent-ils pour l’avenir ?

Philippe HOUILLERE (Région Alsace)

Avec la mise en réseau des établissements, certains d’entre eux vont être amenés à partager des plateformes communes.  Il faut avoir à l’esprit que  cela nécessite que la collectivité ait mis en place techniquement des réseaux à haut débit qui permettent aux établissements de pouvoir communiquer entre eux. Concrètement la Région a lancé des AO auprès d’opérateurs de télécommunication pour fournir aux établissements des accès Internet connexions HD qui soient mutualisées entre l’ensemble des établissements. Ils sont donc replacés au cœur d’une sorte de réseau privé et avec un point d’accès à Internet à très HD qui sécurise en même temps l’ensemble des établissements, puisque on a un point d’entrée sur Internet qui est sécurisé. Aujourd’hui, le THD peut être estimé de manière technique et financière. En fonction de nos budgets de financement, on  a des débits qui se situent en fonction de la taille de l’établissement entre 2 Méga bits par seconde, en liaison symétrique SDSL, à 10 Méga bits par seconde en fibre optique. Dans l’avenir, à prix constant, on continuera à augmenter les débits. Si on veut aller sur des applications utilisant la vidéo, la visioconférence ou encore les cours en ligne, nul doute qu’il faudra atteindre et dépasser les 100 Méga bits/seconde.

Pascale HAUGER (Conseil Général du Bas-Rhin)

En ce qui concerne les connexions Haut débit, le Bas-Rhin empruntera peut-être le même chemin que le Conseil Général du Haut Rhin. Sur ces questions de connexions et de câblage, si importantes pour le déploiement des ENT et au-delà pour le passage au tout numérique, le département est encore  en phase de réflexion et de lancement d’études.

L’aventure de l’ENT en Alsace commence avant l’appel à projet lancé en 2003 par le Ministère de l’Education National ! Dès 2002, l’académie de Strasbourg avait initié une expérimentation ambitieuse, proposant un outil de travail regroupant toutes les fonctionnalités et activités de la vie d’un établissement. De son côté, la Région Alsace collaborait déjà avec le Rectorat et depuis 1999 avait initié un vaste projet d’équipement des lycées en matière de câblage et d’installation de postes de travail dans les établissements, mais aussi de mise en place de réseaux locaux.

Dotées d’infrastructures performantes, familiarisées avec l’outil,  l’académie et la région présentaient toutes les dispositions pour emboîter le pas du ministère dans son ambition de doter les établissements du secondaire de plateformes en ligne.

Une expérimentation en forme de généralisation

Dans l’élaboration du cahier des charges, les porteurs du projet, en rapport à leur ambition d’entrer de plein pied dans l’aventure, ont souhaité une solution viable et capable de soutenir un volume significatif d’établissements. En effet, la deuxième originalité de l’ENTEA réside dans une montée en puissance très rapide eu égard au contexte qui voyait chaque projet expérimenter le dispositif. Sur l’année scolaire 2004-2005, 7, puis 15 et enfin 45 établissements se portèrent candidats et entrèrent dans le processus d’expérimentation des premières fonctionnalités mises à leur disposition sur les ENT.

Le nombre élevé d’établissements en expérimentation, donnant à ces premières vagues des allures de généralisation, a permis d’enclencher une dynamique qui a débouché naturellement sur une nouvelle réflexion qui a permis dès 2006 l’élaboration d’un nouveau cahier des charges en vue d’organiser la phase de généralisation.

Cette phase marque l’entrée des conseils généraux dans l’aventure. Elle n’en constitue pas moins une période de flottement lié au choix inédit d’une réponse associant toutes les entités du groupement : la structure juridique mise en place pour lancer les procédures d’appel d’offre regroupait en effet plus de 220 personnes, soit une structure extrêmement lourde et difficile à gérer.

Un déploiement très rapide : 2007 – 2010

En 2007 le marché de généralisation a été signé sur 4 ans avec :

• une 1ère vague de mai à décembre 2007
• une 2ème vague sur l’année civile 2008
• une 3ème vague sur l’année civile 2009
• une 4ème vague sur l’année civile 2010

… Aujourd’hui, cette phase est achevée, puisque tous les établissements sont désormais équipés d’un ENT.

Pour en savoir plus : aller sur la page du site académique consacrée à l’historique de l’ENTEA

Le Fonds Européens de Développement Régional (FEDER) est avec le Fonds Social Européen (FSE), l’un des deux fonds structurels européens programmés pour la période 2007-2013. FEDER et FSE totalisent un budget de plus de 308 milliards d’€ sur cette période, dont 12,5 milliards d’€ pour la France.

Dans cette mission, qui à l’échelle de chaque territoire engage les citoyens dans de nouvelles pratiques, les Porteurs de projets ont autant un rôle de conduite projet que de médiateurs.

L’ouverture d’un espace d’échange d’expériences favorise une parole authentique et incarnée dans un univers technologique. Cette traversée des régions, qu’il faudra compléter dans les prochains mois, a déjà permis de mettre en exergue une typologie des problématiques incontournables de la généralisation des ENT.

Les problématiques de la généralisation des ENT

Qui dit généralisation des ENT dit d’abord beaucoup de questions ! Contrairement aux idées reçues, qui dit ENT ne dit pas langage binaire : l’ENT, c’est de la chair, c’est du vécu, c’est de l’humain. Il suffit pour s’en convaincre de se reporter aux discours de tous ceux qui y ont participé : ils parlent surtout d’accompagnement, de soutien, d’échanges, d’écoute, de dialogue ! Même sur les questions techniques, la préoccupation première se résume dans la mise en place de procédures et de dispositifs de vigilance !

Qui dit généralisation des ENT dit aussi diversité !

• Diversité du choix d’une Solution de plateforme, de l’approche calendaire de la généralisation, des formes d’expérimentations, …
• Diversité plus globale des publics embarqués (enseignants, élèves, parents), de la structure et de l’origine de ces mêmes publics (urbains ou ruraux, aisés ou défavorisés, en collèges ou en lycées…)

Qui dit généralisation des ENT dit enfin créativité. La complexité des contextes et de la généralisation des ENT à l’échelle des territoires inspire ses acteurs en matière d’accompagnement, de gestion des Solutions et d’innovations pédagogiques.

Cette créativité peut être encore stimulée par l’échange et le partage des pratiques et des expériences de chacun…