Qu’est-ce qu’un Administrateur ENT ?

Sur le site e-alsace.net un document réalisé par l’Administrateur ENT du Lycée Bartholdi de Colmar présente sa mission en 5 grands chapitres :

• Administrer le portail de l’Etablissement
• Guider la mise en œuvre des modules
• Définir les besoins d’équipement salles (ENT + TICE)
• Rendre compte
• Analyser les usages

Le document revient ensuite dans le détail sur chacune de ces missions. Projets-ent.com, espace d’incarnation d’une parole authentique, ouvre sa tribune à l’un d’eux !

A la fois Animateur ENT et Administrateur ENT de son établissement, le Lycée Boucher de Perthes à Abbeville, Laurent MOUTET est d’abord enseignant en Sciences physiques. Etre à la fois le grand mécanicien de l’ENT mais aussi son premier utilisateur lui permet d’être sans doute plus réactif aux questions, aux attentes et aux résistances liées à cette phase de généralisation.

Extraits :

Mon rôle est double : je favorise l’utilisation de l’ENT (diffusion des codes, animations,…) et j’assure les formations des utilisateurs dans mon établissement ; j’interviens aussi dans d’autres établissements que le mien en tant qu’animateur ENT *:

• je peux me retrouver à assurer la tâche d’administrateur local dans des établissements où le process ne fait que commencer et où les personnes qualifiées peuvent manquer. Mon rôle, ici, c’est d’assurer l’intérim, et lorsqu’une personne se trouve suffisamment formée pour rependre la place, je lui laisse prendre le relais. Je suis davantage là pour susciter des vocations !
• j’assure aussi les formations du public enseignant remarquable par sa diversité (geek, motivés, attentifs et désireux d’apprendre ou à l’inverse quelquefois réservés…) ! Selon mon public je dois adapter mon discours en fonction des attentes. Les professeurs m’interrogent sur l’utilisation des outils informatiques et sur l’ENT lui-même. Cela fait partie de ma mission de valorisation des usages TICE ! Il y a aussi, de temps à autres, des réfractaires, un public plus difficile qu’il faut convaincre.

Mon rôle c’est surtout de rassurer mes interlocuteurs. Je n’ai pas d’argumentaire tout préparé mais une règle d’échange : écouter mes interlocuteurs, accepter les critiques, instaurer un débat serein. Je pars des remarques de chacun. Mon travail pourrait se résumer en deux mots : formation et dialogue. Ils me connaissent, savent que je suis opérationnel et réactif lorsqu’ils rencontrent des difficultés ou ont une question. C’est mon attention qui construit une relation de confiance et qui les installe dans les pratiques de l’ENT. Parler, échanger, c’est aussi un moyen d’incarner l’ENT. Mon travail n’est pas toujours très technique et se résume finalement à du relationnel. Même quelque chose de technique a besoin d’être incarné et l’humain doit pouvoir se l’approprier !

Laurent MOUTET
Lycée Boucher de Perthes
Abbeville (Académie d’Amiens)

* Lire (ou relire) l’article consacré à l’organisation de l’accompagnement en phase de généralisation des ENT en Région Picardie

A l’image de ce témoignage, et loin des idées reçues, échanger, partager, conseiller ou encore rassurer font partie du quotidien d’un administrateur, dont la mission ne se limite pas à la seule dimension technique.

L’équipe est constituée de 6 animateurs ENT pour 48 établissements. Mais au sein de chacun d’eux, il existe des relais locaux (dits administrateurs locaux), désignés par la direction de l’établissement, soit : 

• l’animateur TICE de l’établissement (un enseignant ayant reçu une décharge) qui est le relais de la mission académique TICE dans l’établissement
• l’assistant d’éducation TICE de l’établissement qui a autant vocation à promouvoir les TICE de l’établissement et donc l’ENT

On peut distinguer 3 étages : 

• dans l’établissement, relais local : l’animateur TICE & l’assistant d’éducation TICE (il peut y avoir d’autres bonnes volontés, enseignants, documentalistes, etc.) ;
• Les animateurs ENT qui forment les relais locaux ;
• Les 2 administrateurs centraux (ou porteurs de projets) qui ont un rôle d’assistance et d’accompagnement au niveau de pilotage du dispositif, dans la stratégie et le conseil auprès des lycées (EPLE). Par exemple, comment présenter l’ENT à la communauté éducative pour avoir toutes les chances qu’elle y adhère (sachant que l’entrée dans le dispositif est souhaitée par une part de l’équipe en place et qu’il est nécessaire de convaincre alors l’ensemble à ce choix technologique).

L’ENT étant un outil très structurant au niveau du système d’information de l’établissement, il faut s’assurer que tous se l’approprient sans réticences car chacun sera amené à l’utiliser et y aura accès (d’où des conseils sur le déploiement et en fonction des problématiques locales du découpage de la répartition des pouvoirs dans l’établissement). 

Jean-Mathieu Doléans
Porteur de Projets ENT
Académie d’Amiens 

Quels sont les moyens humains dont disposent les autres Académies en phase de déploiement ?

A l’aide, mon bureau clignote !

Pour pouvoir assurer correctement la coordination des six prestataires impliqués sur le déploiement de l’ENT, on a mis en place l’année dernière un Help Desk. Il s’agit d’un logiciel libre (Mantis) sous la forme d’une application Web permettant de suivre la remontée et la résolution des bugs, à l’aide d’un système de « tickets ». Nous avons configuré ce système de manière à ce qu’il puisse s’appliquer dans plusieurs cas de figure, sous la forme de 4 projets qui assurent une veille complémentaire de l’ensemble du dispositif :

• Le Projet « Maintenance corrective » :

Une personne habilitée se connecte, identifie un bug qu’elle signale par le biais d’un ticket que les porteurs de projets confirment et transmettent à la Solution. Celle-ci permet ensuite de re-dispatcher vers les développeurs concernés. Un tel dispositif permet à la fois d’identifier les différents problèmes et de s’assurer que des solutions sont mises en œuvre. J’ai devant moi un véritable tableau de bord constamment ouvert sur ma machine qui me permet de voir en temps réel les dysfonctionnements et les solutions apportées.

• Le Projet « Maintenance évolutive » :

Sur ce même principe de tickets, en fonction des remontées et des usages constatés, les 2 porteurs de projet peuvent suggérer des pistes de développements fonctionnels supplémentaires. Je suis seul habilité à valider ces éventuels développements, puisqu’ils seront financés sur un budget de la Région. Ce deuxième dispositif nous permet avec la solution ENT d’anticiper les aménagements de la plateforme et donc de définir nôtre feuille de route pour l’avenir.

• Le Projet « Maintenance non logicielle« 

Ce projet, ouvert aussi bien aux porteurs de projets, aux développeurs de la solution, qu’à tous les autres prestataires, assure la bonne communication entre tous les acteurs techniques gérant la plateforme. C’est, entre autres, un outil logistique qui permet d’échanger sur tout ce qui peut concerner les mises à jour techniques afin que tous en soient prévenus en temps réel.

• Le Projet « Demande d’informations« 

Ce dernier projet permet de poser des questions pour avoir de l’information en général. Avant l’installation de Mantis, de nombreuses requêtes ou questions s’empilaient dans les boîtes mails et finissaient même par se perdre et donc à ne pas aboutir… Cela pouvait décourager les plus opiniâtres à réfléchir sur les améliorations à apporter à la plateforme. Depuis que l’outil est en place, le nombre de demandes a explosé ! Le dispositif assure en effet à chacun une visibilité et une continuité qui encouragent tous ses acteurs à communiquer entre eux.

…Merci de patienter, votre programme va reprendre dans quelques instants…

Un deuxième outil a été mis en place afin de répondre à un souci de transparence par rapport aux utilisateurs : un blog d’information et de communication dédié à la maintenance de l’ENT publiant des articles rendant compte des dysfonctionnements sur la plateforme. Agrégé en RSS sur la page d’accueil de l’ENT, chaque utilisateur peut être informé des coupures programmées à venir ou des incidents sur la plateforme. Lorsqu’il y a effectivement un dysfonctionnement majeur, en se connectant, les utilisateurs tombent directement sur le Blog où ils peuvent lire un message d’info que j’ai rédigé pour l’occasion.

Une question subsiste : existe-t-il d’autres dispositifs similaires dans les régions qui déploient des ENT dans les établissements scolaires ?

La solution du sur mesure a permis de contrôler chaque étape de la généralisation tout en garantissant à ses nombreux utilisateurs  une intégration simplifiée et une grande qualité de services.

Un service d’infogérance heure par heure !

« Je considère que l’ENT est avant tout une extension de l’établissement dans le temps et dans l’espace ! Tenir cette exigence suppose que les utilisateurs puissent y accéder 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sachant que 50% des connexions sont établies hors temps scolaire ! Dans mon travail de pilotage et de coordination de l’ENT, je dois donc toujours m’assurer que la plateforme ne soit pas trop perturbée par les coupures techniques ou lors de l’installation de nouvelles fonctionnalités. En fait, il n’y a jamais de bons moments pour intervenir. Alors, souvent, lorsque c’est possible, les techniciens procèdent aux réglages entre 23 heures et 6 heures du matin…« 

Une adaptation technique à l’existant

« On a souhaité privilégier l’existant et l’autonomie des établissements en leur proposant toute une série de briques et de la même manière en fonction des logiciels utilisés (Pronote, Educ’ Horus, etc.) leur permettre de les interfacer avec notre solution. Comme on a la maîtrise de la solution, on n’a pas développé de nouvelles applications de vie scolaire, car bien souvent les établissements veulent garder la main sur cet espace pour lequel ils disposaient déjà de solutions existantes. Alors on développe les connecteurs avec ces différentes briques.« 

Une grande diversité dans un environnement familier

« Dans les lycées, avant la généralisation, l’existence au préalable de briques vie scolaire, nous a conduit assez naturellement à proposer une solution adoptant une logique d’intégration progressive à un ENT adaptable au contexte. Ce qui fait que si la solution Logica constitue une plateforme régionale, il n’en demeure pas moins que chaque lycée dispose de son propre ENT dans lequel il a développé les services qu’il a souhaité soit par intégration de nouvelles briques soit par simple connexion à l’interface des briques existantes . »

Faciliter les conduites d’accompagnement au changement

« Ce principe de solution ouverte favorise une généralisation en douceur, notamment dans les établissements où existaient déjà des dispositifs TIC avec lesquels des habitudes étaient déjà prises. Une solution imposée peut proposer un outil qui n’est pas forcément aussi riche que celui déjà en application, ou demander de nouvelles pratiques d’utilisation rendant vains les efforts déjà consentis.

L’idée c’est donc d’offrir un ENT à géométrie variable et des connecteurs vers différentes solutions pour pouvoir privilégier l’existant. Ce qui favorise l’adhésion à la solution. En termes de conduites du changement, on leur apporte de nouveaux services sans leur imposer de nouvelles contraintes…« 

François HESDIN
Chef de Projets ENT
Direction de l’éducation
Conseil Régional Picardie

Faut-il intégrer une solution ENT tout compris ou une solution ENT sur mesure ? 

En quoi le choix d’un type de solution peut-il être déterminant ?