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* Elle repose sur l’ensemble logiciel ENVOLE développé par l’académie de Créteil

En Basse Normandie, l’initiative est venue du terrain

Comme le rappelle Olivier Lécluse, responsable de l’equipe TICE dans l’académie de Caen, l’ENT s’est développé à l’échelle de l’établissement, autour d’un certain nombre d’outils que chacun a formaté à ses besoins (outils de vie scolaire GEPI, outils de réservation de salle GRR, cahier de texte, plateforme de formation Caroline, système de publication SPIP, etc.). Avant de se lancer dans un projet global de généralisation de l’ENT, les partenaires académiques et territoriaux ont d’abord voulu encourager les usages existants. Le rectorat a accompagné 19 établissements pilotes en termes de formation pendant que les collectivités (la région et ses trois départements) apportaient un soutien en équipements en matériel. Cette phase d’expérimentation a fait enfin l’objet d’une étude approfondie (réalisée entre septembre 2009 et juin 2010) de toutes les populations d’utilisateurs et de leurs usages dont les résultats, l’enquête porte sur 1250 réponses, ont été présentés en séminaire le 28 juin dernier.

Des vidéos réalisées dans les établissements de l’académie viennent par ailleurs compléter et illustrer cette étude :

• L’ENT au service de la vie scolaire
  

  Projet ENT - Le site de la génération ENT

• L’ENT pour valoriser le travail des élèves
• L’ENT au service de la communication
• L’ENT au service de la réussite des élèves
• L’ENT : les clés de la réussite

Le 15 juin dernier, dans l’Académie de Nice, les chefs d’établissements ont été invités à participer à la réunion de suivi des ENT académiques. Moment important, passage de relais entre les collèges ayant déployé les ENT durant l’année et ceux qui se lancent dans la dernière vague de la généralisation à la rentrée 2010. Au programme, les « retours d’expériences sur les usages (…), [le] suivi des ENT par l’accompagnement et la formation, [la présentation] de nouveaux champs d’utilisation et de nouvelles applications. » La principale du collège Langevin, Véronique Marino, et le principal du collège Raoul Dufy, Dominique Maissa, qui présentaient leur ENT en direct, ont constaté à cette occasion qu’avec l’ENT « une évolution du mode de fonctionnement des établissements [s'était] mise en place. » (lire le compte rendu de la journée)

A ce jour, si le département des Alpes-Maritimes entre dans le dernier temps de la généralisation, le département du Var commence sa phase d’expérimentation.

Pour avoir un aperçu détaillé du déploiement des ENT sur l’Académie de Nice, on peut consulter la très riche plaquette qu’en propose la MATICE (définitions, chiffres, conditions partenariales, innovations prévues, etc.).

Ce dossier n’a pas vocation à l’exhaustivité, il a pour seule ambition de porter un éclairage sur un dispositif et une action initiés en 2002, et qui aujourd’hui a achevé la phase de mise en œuvre opérationnelle pour consolider ses acquis mais aussi se lancer de nouveaux défis.

SOMMAIRE

Une dimension partenariale

• Historique de l’ENTEA-2
• Paroles croisées des territoires,
  Alsace, Bas Rhin et Haut-Rhin,

Bilans et perspectives

La généralisation, et après ? (voir la vidéo)

Philippe Houillère, DSI de la région Alsace
Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du Recteur de l’académie de Strasbourg

Bonnes pratiques

• L’accompagnement au changement (dernière vague, outils et formations)
• L’ENT, un outil structurant (l’annuaire fédérateur – l’établissement prêt pour la rentrée)
• Transformer la vie du collège (voir la vidéo et lire les témoignages)
• ENT et parents d’élèves
• Le « club utilisateurs » Scolastance

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Les outils spécifiques

• Inclus dans la solution et dans le marché d’AO, 5 livrets de découverte pour une prise en main rapide de l’ENT par les utilisateurs. Ils ont été rédigés sur la base des retours des formateurs académiques. Un objectif : « J’ai l’ENT en 10 mn. Je suis capable de le prendre en main ».
• Ensuite, il y a tout un ensemble de Fiches utilisateurs rédigées par les administrateurs en fonction de leurs échanges et de leur expérience au quotidien sur l’ENT.
• Le travail et l’outil le plus important qui ait été mis en place, c’est La liste de diffusion en ligne, des administrateurs. Développé par l’Académie, cet outil propose une forme d’assistance hyper-réactive animée par les 200 administrateurs capables de répondre très vite par remontée d’expérience. Un véritable club d’utilisateurs sur la base d’un principe de forum d’administrateurs).

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Il existe par ailleurs des outils et des formations qui ont été élaborés en fonction des besoins remontés et des actions à mettre en place.

[1]- Pour soutenir l’effort de rentrée dont on a pu voir par ailleurs la complexité et les exigences, la Mission TICE a imaginé un accompagnement pour chaque poste :

« C’est un fonctionnement qui a été mis en place progressivement. En termes de formation et d’accompagnement, tout a été également imaginé pour que la gageure d’être prêts dès le premier jour de la rentrée puisse être tenue. Il y a :

• une commission SCONET pour les données de secrétariat (cf. Vademecum en lien sur le site académique) ;
  
• une équipe de formateurs académiques pour avoir les emplois du temps à la rentrée (avec aussi un ensemble de tutoriels sur les emplois du temps en soutien de leur bonne intégration) ;
  
• la mission TICE pour l’accompagnement de la formation des administrateurs ;
  
• la formation CPE pour les modules spécifiques ».

[2]- Lors de chaque vague de déploiement, un dispositif ad hoc prend en charge l’accompagnement des acteurs de sa prise en main (voir l’article).

Les fonctionnalités utilisées par les parents

La messagerie et le cahier de texte, les notes aussi, sont autant de fonctionnalités auxquelles les parents peuvent avoir accès par l’ENT. Faut-il encore qu’ils s’y rendent ! Même s’ils sont moins nombreux que les enseignants et les élèves (Gabrielle Guth, CPE du Collège Vauban, révèle qu’ils sont deux fois moins nombreux que les premiers), la tendance est à l’augmentation.

Martial Schmitt, professeur de technologie et surtout PRI dans ce même collège, prédit que « d’ici deux-trois ans, il n’y aura plus de carnets de correspondance papier. D’ailleurs, ajoute-t-il, comme je suis professeur principal, quand j’échange avec eux, j’utilise l’ENT pour commenter les résultats de leur enfant ».

Si les parents ne viennent pas à l’ENT…

Il demeure que très peu de parents prennent les devants pour se connecter sur l’ENT ! Au collège Vauban de Strasbourg, son principal, Pierre Kintz a soutenu Martial Schmitt dans ses initiatives de sensibilisation des parents à l’ENT. Ont ainsi été organisées des cessions de formations spécifiques pour les parents : invités dans l’établissement,  ils ont été ensuite répartis par niveaux de classe, pour qu’il n’y ait pas trop de monde, afin de recevoir :

• une petite formation : comment se connecter et utiliser les principales fonctionnalités de l’ENT (le plus souvent sur la base de questions-réponses aux parents) ?
• leurs codes d’accès et login

Charles Weiss, à la mission TICE du rectorat, rappelle en effet que : « Il est vain de se limiter à une simple distribution de codes aux parents sans accompagnement !  Il est peu probable qu’elle soit suivie d’usages ! On ne peut pas obliger les parents à venir, on ne peut que les inviter ! S’ils se déplacent, ils sont pris en charge par les administrateurs des établissements, car l’assistance académique, qui est par ailleurs très développée, demeure réservée au personnel enseignant. C’est une carence à laquelle la mission TICE essaie de trouver une réponse, quoique le principal obstacle soit purement budgétaire« .

Comme le précise Pierre Kintz, au collège Vauban, on ne procède pas autrement : « profiter de la réunion parents-profs, puis au premier trimestre, au moment de la remise en main propre des bulletins des élèves aux parents, le pourcentage de parents que l’on peut sensibiliser à l’ENT s’accroît encore ! On peut déjà leur communiquer leurs identifiants d’accès. Ils sont libres ensuite de les utiliser ou non…« 

La dernière réunion s’est d’ailleurs tenue récemment (le 20 mai dernier à Mulhouse) autour de quatre grands thèmes  :

1. Échanger sur les expériences de chacun dans l’utilisation et la mise en œuvre de l’ENT Scolastance.
2. Présenter la nouvelle version majeure de Scolastance qui sera déployée à la rentrée de septembre 2010 (voir la démo et voir la vidéo).
3. Définir avec tous les membres le mode de fonctionnement du club utilisateurs en 2010 et 2011.
4. Échanger autour des axes d’évolutions fonctionnelles de l’ENT Scolastance.

(lire le compte rendu de la journée sur Ludovia.com)

Cyril VOIDEY, Directeur Général d’Infostance, rappelle les objectifs de ces journées réunissant le Club des utilisateurs :

1. Pouvoir échanger, partager sur la gestion de projets et la conduite du changement, même si chaque projet est spécifique et unique, il y a des éléments modélisables, et on a pu remarquer dans le cadre de ces échanges qu’il était très enrichissant de pouvoir partager sur les méthodes de chacun.
2. Pouvoir capter les besoins et définir la rollmap Scolastance ensemble. On dispose aujourd’hui de commissions par projets, elles seront bientôt thématiques et inter-établissements. L’un des sujets qui retient notamment toute notre attention concerne les besoins d’intégration d’une plateforme e-learning. Nous sommes d’ailleurs en train d’en assurer l’intégration en Auvergne et en Corse sur une plateforme Dokeos.

« On est dans un domaine et sur un marché jeunes
dans lesquels on peut s’exprimer et innover » (Cyril VOIDEY)

Scolastance prépare aussi pour la rentrée le lancement de sa nouvelle version (découvrir la V6), actuellement en phase de présentation et de paramétrage dans tous les établissements d’Alsace. Outre la dimension inter-établissement, elle intègre les attentes des utilisateurs de la précédente version (améliorer les fonctionnalités de la messagerie : disposer d’un accusé de réception pour l’envoi de mails, pouvoir transférer les pièces jointes, etc.).

Cette V6 développe aussi de nouveaux services comme des outils pédagogiques à destination des enseignants, des ressources mais aussi un ensemble de services à l’intention des collectivités. La Solution va ainsi mettre à leur disposition :

• des outils de pilotage
• de la visibilité avec des espaces publics
• la possibilité  de communiquer entre différents profils

… Infostance est en train de développer un système de workflow pour que la collectivité et l’Académie puissent envoyer des questionnaires aux établissements.

Entre 2004 et 2010, l’Alsace a déployé un ENT sur l’ensemble de son territoire. L’occasion d’en rappeler l’historique, d’en présenter un bilan et de s’interroger sur les perspectives d’avenir. Philippe Houillère, à la Direction des Services Informatiques de la Région, et Patrick Reeb, conseiller TICE auprès du Recteur, reviennent ensemble sur cette aventure du numérique en Alsace. Et si c’était à refaire ?

Sur le terrain, Pierre Kintz, principal du collège Vauban à Strasbourg, est à la fois à l’initiative et le pilote de la généralisation de l’ENT dans son établissement. Pour la phase de déploiement et d’appropriation par les membres des équipes pédagogiques et administratives, le principal peut s’appuyer sur Martial Schmitt, administrateur de l’ENT au collège. Aujourd’hui, c’est devenu un outil partagé par l’ensemble de la communauté scolaire !

Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du recteur de l’Académie de Strasbourg, le répète souvent : « L’ENT est un dispositif très structurant« , et d’ajouter « car pour que l’ENT tourne bien, il faut que toutes les procédures implicites deviennent explicites ! Entrer dans ce dispositif oblige à remettre les choses à plat ! ». A la mission TICE de l’Académie, c’est Charles Weiss qui a pris en charge le chantier de l’annuaire fédérateur.

L’ENT ne s’accommode ni d’à peu près, ni de petits arrangements, ni de négligences, ni de gestions empiriques des priorités. Si l’on veut disposer d’un outil efficace, tous les acteurs et tous les contenus identifiés doivent se plier aux rigueurs opérationnelles qui assurent son bon fonctionnement. L’entrée très rapide dans un déploiement de masse a contraint ses animateurs à trouver des solutions et à mettre sur pied une démarche qui puisse assurer son succès. Les problématiques liées à l’annuaire fédérateur en sont la meilleure illustration. Adopter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT a nécessité un travail d’observation, d’analyse et de modélisation qui in fine s’est avéré payant. Comme l’affirme encore Patrick Reeb, « nous sommes la première académie à avoir systématisé la démarche qui consiste à détenir des bases propres, puisque nous avons été la première à exploiter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT. »

Projets-ent.com : Le choix et l’investissement consenti pour intégrer l’annuaire fédérateur dans l’ENT en Alsace a sans doute permis de dégager une méthode. Non ?

Patrick REEB : Plutôt qu’une méthode, je parlerai plutôt de démarche ! Nous avons à la fois recherché les points de complexité et accompagné l’ensemble des utilisateurs prenant part à la constitution des annuaires. Nous avons organisé par exemple des formations pour les secrétaires auprès des chefs d’établissements afin d’obtenir une saisie des données de qualité dans chaque collège et chaque lycée. Il s’agissait surtout de faire évoluer les habitudes et changer les réflexes. On constatait par exemple un nombre régulier de doublons dans la saisie des élèves.  Après une analyse minutieuse des procédures de saisies, des erreurs ont été constatées pour la saisie des élèves qui changeaient d’établissement. La multiplication des approximations est totalement incompatible avec le bon fonctionnement de l’ENT. Ce constat nous a permis de sensibiliser chacun des acteurs de la chaîne à prendre conscience qu’il fallait respecter un certain nombre de procédures et de contraintes.

Projets-ent.com : Ce qui frappe, c’est l’ampleur de la tâche, un travail de précision requérant opiniâtreté et rigueur !

Charles WEISS : Je crois que c’est Philippe Houillère qui disait que sur un annuaire de cette ampleur, il y avait 400 à 500 000 utilisateurs à synchroniser tous les jours : y réussir pouvait sembler une gageure inatteignable. Avec le recul, il est certain que cela n’a pas été facile à mettre en place, surtout en considérant la complexité des données à fédérer. Au niveau de l’Académie, quatre à cinq services fédèrent toutes les identités. Cela demande de mettre en place non seulement des systèmes de saisie rigoureux mais aussi d’instaurer entre eux un véritable dialogue. Il a fallu un peu de temps pour qu’il se noue. Pour cela, il a fallu identifier tous les administrateurs collectant l’information, puis comprendre pourquoi les saisies ne remontaient pas jusqu’à nous. Ici, il y avait une validation ministérielle, là une validation rectorale, là elles alimentaient des statistiques, etc. Il a donc fallu se familiariser avec ce contexte et assimiler les spécificités de fonctionnement de chaque service qui, d’une manière générale, ne communiquaient pas entre eux…

A titre d’exemple, la direction des statistiques devait donner un numéro à chaque élève de 6e en début d’année, mais comme ça ne servait à personne, elle prenait son temps pour terminer la saisie en décembre. Quand l’ENT est arrivé, l’annuaire ENT étant alimenté à partir de l’annuaire fédérateur, nous nous sommes étonnés qu’aucun élève de 6e n’y figurait. C’est en frappant à toutes les portes, que l’on a découvert que ce qui, jusqu’à présent ne gênait nullement l’administration, entravait le bon fonctionnement de l’ENT et empêchait la rentrée de se faire dans de bonnes conditions. Il a fallu expliquer et convaincre l’administration du bienfondé de notre démarche. Elle a joué le jeu, rectifiant les délais de saisies de nos élèves.

Ce travail de réajustement s’est avéré finalement très gratifiant pour les différents services. Chacun dispose désormais de données propres et très rapidement disponibles - ce qui n’était pas le cas avant.

Il y avait enfin un vrai besoin de communication. C’est pourquoi, nous avons ensuite créé une commission pour centraliser toutes les demandes, pour favoriser la communication et les échanges, mais aussi de manière à définir une méthode qu’il a fallu ensuite transmettre.

Après les phases de compréhension et de modélisation du dispositif, a commencé celle de la formation. Une fois les services en accord, ils ont suivi la formation ensemble, une manière aussi pour chacun de connaître les besoins des autres.