Ce dossier n’a pas vocation à l’exhaustivité, il a pour seule ambition de porter un éclairage sur un dispositif et une action initiés en 2002, et qui aujourd’hui a achevé la phase de mise en œuvre opérationnelle pour consolider ses acquis mais aussi se lancer de nouveaux défis.

SOMMAIRE

Une dimension partenariale

• Historique de l’ENTEA-2
• Paroles croisées des territoires,
  Alsace, Bas Rhin et Haut-Rhin,

Bilans et perspectives

La généralisation, et après ? (voir la vidéo)

Philippe Houillère, DSI de la région Alsace
Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du Recteur de l’académie de Strasbourg

Bonnes pratiques

• L’accompagnement au changement (dernière vague, outils et formations)
• L’ENT, un outil structurant (l’annuaire fédérateur – l’établissement prêt pour la rentrée)
• Transformer la vie du collège (voir la vidéo et lire les témoignages)
• ENT et parents d’élèves
• Le « club utilisateurs » Scolastance

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Les outils spécifiques

• Inclus dans la solution et dans le marché d’AO, 5 livrets de découverte pour une prise en main rapide de l’ENT par les utilisateurs. Ils ont été rédigés sur la base des retours des formateurs académiques. Un objectif : « J’ai l’ENT en 10 mn. Je suis capable de le prendre en main ».
• Ensuite, il y a tout un ensemble de Fiches utilisateurs rédigées par les administrateurs en fonction de leurs échanges et de leur expérience au quotidien sur l’ENT.
• Le travail et l’outil le plus important qui ait été mis en place, c’est La liste de diffusion en ligne, des administrateurs. Développé par l’Académie, cet outil propose une forme d’assistance hyper-réactive animée par les 200 administrateurs capables de répondre très vite par remontée d’expérience. Un véritable club d’utilisateurs sur la base d’un principe de forum d’administrateurs).

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Il existe par ailleurs des outils et des formations qui ont été élaborés en fonction des besoins remontés et des actions à mettre en place.

[1]- Pour soutenir l’effort de rentrée dont on a pu voir par ailleurs la complexité et les exigences, la Mission TICE a imaginé un accompagnement pour chaque poste :

« C’est un fonctionnement qui a été mis en place progressivement. En termes de formation et d’accompagnement, tout a été également imaginé pour que la gageure d’être prêts dès le premier jour de la rentrée puisse être tenue. Il y a :

• une commission SCONET pour les données de secrétariat (cf. Vademecum en lien sur le site académique) ;
  
• une équipe de formateurs académiques pour avoir les emplois du temps à la rentrée (avec aussi un ensemble de tutoriels sur les emplois du temps en soutien de leur bonne intégration) ;
  
• la mission TICE pour l’accompagnement de la formation des administrateurs ;
  
• la formation CPE pour les modules spécifiques ».

[2]- Lors de chaque vague de déploiement, un dispositif ad hoc prend en charge l’accompagnement des acteurs de sa prise en main (voir l’article).

Les fonctionnalités utilisées par les parents

La messagerie et le cahier de texte, les notes aussi, sont autant de fonctionnalités auxquelles les parents peuvent avoir accès par l’ENT. Faut-il encore qu’ils s’y rendent ! Même s’ils sont moins nombreux que les enseignants et les élèves (Gabrielle Guth, CPE du Collège Vauban, révèle qu’ils sont deux fois moins nombreux que les premiers), la tendance est à l’augmentation.

Martial Schmitt, professeur de technologie et surtout PRI dans ce même collège, prédit que « d’ici deux-trois ans, il n’y aura plus de carnets de correspondance papier. D’ailleurs, ajoute-t-il, comme je suis professeur principal, quand j’échange avec eux, j’utilise l’ENT pour commenter les résultats de leur enfant ».

Si les parents ne viennent pas à l’ENT…

Il demeure que très peu de parents prennent les devants pour se connecter sur l’ENT ! Au collège Vauban de Strasbourg, son principal, Pierre Kintz a soutenu Martial Schmitt dans ses initiatives de sensibilisation des parents à l’ENT. Ont ainsi été organisées des cessions de formations spécifiques pour les parents : invités dans l’établissement,  ils ont été ensuite répartis par niveaux de classe, pour qu’il n’y ait pas trop de monde, afin de recevoir :

• une petite formation : comment se connecter et utiliser les principales fonctionnalités de l’ENT (le plus souvent sur la base de questions-réponses aux parents) ?
• leurs codes d’accès et login

Charles Weiss, à la mission TICE du rectorat, rappelle en effet que : « Il est vain de se limiter à une simple distribution de codes aux parents sans accompagnement !  Il est peu probable qu’elle soit suivie d’usages ! On ne peut pas obliger les parents à venir, on ne peut que les inviter ! S’ils se déplacent, ils sont pris en charge par les administrateurs des établissements, car l’assistance académique, qui est par ailleurs très développée, demeure réservée au personnel enseignant. C’est une carence à laquelle la mission TICE essaie de trouver une réponse, quoique le principal obstacle soit purement budgétaire« .

Comme le précise Pierre Kintz, au collège Vauban, on ne procède pas autrement : « profiter de la réunion parents-profs, puis au premier trimestre, au moment de la remise en main propre des bulletins des élèves aux parents, le pourcentage de parents que l’on peut sensibiliser à l’ENT s’accroît encore ! On peut déjà leur communiquer leurs identifiants d’accès. Ils sont libres ensuite de les utiliser ou non…« 

La dernière réunion s’est d’ailleurs tenue récemment (le 20 mai dernier à Mulhouse) autour de quatre grands thèmes  :

1. Échanger sur les expériences de chacun dans l’utilisation et la mise en œuvre de l’ENT Scolastance.
2. Présenter la nouvelle version majeure de Scolastance qui sera déployée à la rentrée de septembre 2010 (voir la démo et voir la vidéo).
3. Définir avec tous les membres le mode de fonctionnement du club utilisateurs en 2010 et 2011.
4. Échanger autour des axes d’évolutions fonctionnelles de l’ENT Scolastance.

(lire le compte rendu de la journée sur Ludovia.com)

Cyril VOIDEY, Directeur Général d’Infostance, rappelle les objectifs de ces journées réunissant le Club des utilisateurs :

1. Pouvoir échanger, partager sur la gestion de projets et la conduite du changement, même si chaque projet est spécifique et unique, il y a des éléments modélisables, et on a pu remarquer dans le cadre de ces échanges qu’il était très enrichissant de pouvoir partager sur les méthodes de chacun.
2. Pouvoir capter les besoins et définir la rollmap Scolastance ensemble. On dispose aujourd’hui de commissions par projets, elles seront bientôt thématiques et inter-établissements. L’un des sujets qui retient notamment toute notre attention concerne les besoins d’intégration d’une plateforme e-learning. Nous sommes d’ailleurs en train d’en assurer l’intégration en Auvergne et en Corse sur une plateforme Dokeos.

« On est dans un domaine et sur un marché jeunes
dans lesquels on peut s’exprimer et innover » (Cyril VOIDEY)

Scolastance prépare aussi pour la rentrée le lancement de sa nouvelle version (découvrir la V6), actuellement en phase de présentation et de paramétrage dans tous les établissements d’Alsace. Outre la dimension inter-établissement, elle intègre les attentes des utilisateurs de la précédente version (améliorer les fonctionnalités de la messagerie : disposer d’un accusé de réception pour l’envoi de mails, pouvoir transférer les pièces jointes, etc.).

Cette V6 développe aussi de nouveaux services comme des outils pédagogiques à destination des enseignants, des ressources mais aussi un ensemble de services à l’intention des collectivités. La Solution va ainsi mettre à leur disposition :

• des outils de pilotage
• de la visibilité avec des espaces publics
• la possibilité  de communiquer entre différents profils

… Infostance est en train de développer un système de workflow pour que la collectivité et l’Académie puissent envoyer des questionnaires aux établissements.

Entre 2004 et 2010, l’Alsace a déployé un ENT sur l’ensemble de son territoire. L’occasion d’en rappeler l’historique, d’en présenter un bilan et de s’interroger sur les perspectives d’avenir. Philippe Houillère, à la Direction des Services Informatiques de la Région, et Patrick Reeb, conseiller TICE auprès du Recteur, reviennent ensemble sur cette aventure du numérique en Alsace. Et si c’était à refaire ?

Sur le terrain, Pierre Kintz, principal du collège Vauban à Strasbourg, est à la fois à l’initiative et le pilote de la généralisation de l’ENT dans son établissement. Pour la phase de déploiement et d’appropriation par les membres des équipes pédagogiques et administratives, le principal peut s’appuyer sur Martial Schmitt, administrateur de l’ENT au collège. Aujourd’hui, c’est devenu un outil partagé par l’ensemble de la communauté scolaire !

Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du recteur de l’Académie de Strasbourg, le répète souvent : « L’ENT est un dispositif très structurant« , et d’ajouter « car pour que l’ENT tourne bien, il faut que toutes les procédures implicites deviennent explicites ! Entrer dans ce dispositif oblige à remettre les choses à plat ! ». A la mission TICE de l’Académie, c’est Charles Weiss qui a pris en charge le chantier de l’annuaire fédérateur.

L’ENT ne s’accommode ni d’à peu près, ni de petits arrangements, ni de négligences, ni de gestions empiriques des priorités. Si l’on veut disposer d’un outil efficace, tous les acteurs et tous les contenus identifiés doivent se plier aux rigueurs opérationnelles qui assurent son bon fonctionnement. L’entrée très rapide dans un déploiement de masse a contraint ses animateurs à trouver des solutions et à mettre sur pied une démarche qui puisse assurer son succès. Les problématiques liées à l’annuaire fédérateur en sont la meilleure illustration. Adopter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT a nécessité un travail d’observation, d’analyse et de modélisation qui in fine s’est avéré payant. Comme l’affirme encore Patrick Reeb, « nous sommes la première académie à avoir systématisé la démarche qui consiste à détenir des bases propres, puisque nous avons été la première à exploiter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT. »

Projets-ent.com : Le choix et l’investissement consenti pour intégrer l’annuaire fédérateur dans l’ENT en Alsace a sans doute permis de dégager une méthode. Non ?

Patrick REEB : Plutôt qu’une méthode, je parlerai plutôt de démarche ! Nous avons à la fois recherché les points de complexité et accompagné l’ensemble des utilisateurs prenant part à la constitution des annuaires. Nous avons organisé par exemple des formations pour les secrétaires auprès des chefs d’établissements afin d’obtenir une saisie des données de qualité dans chaque collège et chaque lycée. Il s’agissait surtout de faire évoluer les habitudes et changer les réflexes. On constatait par exemple un nombre régulier de doublons dans la saisie des élèves.  Après une analyse minutieuse des procédures de saisies, des erreurs ont été constatées pour la saisie des élèves qui changeaient d’établissement. La multiplication des approximations est totalement incompatible avec le bon fonctionnement de l’ENT. Ce constat nous a permis de sensibiliser chacun des acteurs de la chaîne à prendre conscience qu’il fallait respecter un certain nombre de procédures et de contraintes.

Projets-ent.com : Ce qui frappe, c’est l’ampleur de la tâche, un travail de précision requérant opiniâtreté et rigueur !

Charles WEISS : Je crois que c’est Philippe Houillère qui disait que sur un annuaire de cette ampleur, il y avait 400 à 500 000 utilisateurs à synchroniser tous les jours : y réussir pouvait sembler une gageure inatteignable. Avec le recul, il est certain que cela n’a pas été facile à mettre en place, surtout en considérant la complexité des données à fédérer. Au niveau de l’Académie, quatre à cinq services fédèrent toutes les identités. Cela demande de mettre en place non seulement des systèmes de saisie rigoureux mais aussi d’instaurer entre eux un véritable dialogue. Il a fallu un peu de temps pour qu’il se noue. Pour cela, il a fallu identifier tous les administrateurs collectant l’information, puis comprendre pourquoi les saisies ne remontaient pas jusqu’à nous. Ici, il y avait une validation ministérielle, là une validation rectorale, là elles alimentaient des statistiques, etc. Il a donc fallu se familiariser avec ce contexte et assimiler les spécificités de fonctionnement de chaque service qui, d’une manière générale, ne communiquaient pas entre eux…

A titre d’exemple, la direction des statistiques devait donner un numéro à chaque élève de 6e en début d’année, mais comme ça ne servait à personne, elle prenait son temps pour terminer la saisie en décembre. Quand l’ENT est arrivé, l’annuaire ENT étant alimenté à partir de l’annuaire fédérateur, nous nous sommes étonnés qu’aucun élève de 6e n’y figurait. C’est en frappant à toutes les portes, que l’on a découvert que ce qui, jusqu’à présent ne gênait nullement l’administration, entravait le bon fonctionnement de l’ENT et empêchait la rentrée de se faire dans de bonnes conditions. Il a fallu expliquer et convaincre l’administration du bienfondé de notre démarche. Elle a joué le jeu, rectifiant les délais de saisies de nos élèves.

Ce travail de réajustement s’est avéré finalement très gratifiant pour les différents services. Chacun dispose désormais de données propres et très rapidement disponibles - ce qui n’était pas le cas avant.

Il y avait enfin un vrai besoin de communication. C’est pourquoi, nous avons ensuite créé une commission pour centraliser toutes les demandes, pour favoriser la communication et les échanges, mais aussi de manière à définir une méthode qu’il a fallu ensuite transmettre.

Après les phases de compréhension et de modélisation du dispositif, a commencé celle de la formation. Une fois les services en accord, ils ont suivi la formation ensemble, une manière aussi pour chacun de connaître les besoins des autres.

Le cahier de texte, support incontournable du travail avec les élèves

6-7 élèves ayant fait une sortie en Allemagne avec une autre classe, j’ai mis mon cours en PDF sur le Cahier de texte de manière à ce qu’ils puissent reprendre le cours qu’ils avaient manqué. En généralité, je ne mets sur l’ENT que les intitulés du cours (plan détaillé). L’élève absent, s’il est sérieux me fait un mail pour me demander le cours. Je lui adresse par retour de mail (tous mes cours sont numérisés). Cela ne pose aucun problème ; pour moi il a rattrapé son cours et c’est le plus important ! Certains collègues mettent systématiquement leurs cours.

Les élèves le rendent sur papier (l’impriment chez eux) mais parfois doivent réaliser l’exercice en numérique et le retourner par la messagerie (une manière aussi de valider leurs compétences pour le B2i). Ce qui gêne souvent, c’est quand on a une classe entière ou en groupe. Actuellement, ce cas de figure génère deux cahiers de texte séparés alors qu’il s’agit de deux groupes de la même classe qui font la même chose de leur côté en demi groupe. Je dois donc remplir trois cahiers de texte : un pour la classe entière, un pour le groupe A et un troisième pour le groupe B… Cela devrait être pris en compte dans la nouvelle version mise en service en septembre.

L’ENT a bien changé les habitudes ! Auparavant, le cahier de texte de la classe restait dans son casier, aujourd’hui, les élèves, les collègues et les parents peuvent avoir une vision de ce qui se fait, de ce qui se passe en classe, simplement en se connectant à l’ENT.

La messagerie, un outil de communication qui enrichit les échanges avec les parents d’élèves

S’agissant de la relation avec les parents, grâce à la messagerie, il n’est plus nécessaire de passer par le cahier de correspondance et donc il n’y a plus ces délais interminables de transmissions et de retours du cahier de texte sans compter la déperdition d’information ! Les élèves ne sont pas toujours les messagers les plus impartiaux…. Désormais, j’envoie un mail, il est rapidement lu et j’obtiens l’information pour la réponse souhaitée. Cet échange se fait naturellement dans les deux sens. On peut gérer des petits problèmes d’intendance très rapidement grâce à l’immédiateté que permet la messagerie. Dans le rapport aux parents, on pouvait craindre au départ d’être submergé par des messages en continu. Pour ma part, je ne ressens aucun caractère invasif ni d’agressivité : je reçois surtout des questions sur le quotidien de la classe (rattrapage de cours en cas d’absence, donner des explications sur certaines notes, etc.) mais aussi sur l’orientation de leurs enfants.

Les relations parents – profs changent et même si Damien François constate qu’aujourd’hui les parents communiquent plus facilement et que seule une petite moitié de parents se connectent, le confort apporté par la messagerie n’est pas perçu comme intrusif . Après, comme pour tout nouveau dispositif d’échanges, il s’agit d’instaurer en amont des règles d’usages et de savoir vivre. Très rares sont ceux qui ne les respectent pas !

Je ne suis pas une passionnée d’informatique, mais je trouve cela très pratique. L’ENT est avant tout un outil de travail ! Les parents peuvent ainsi entrer en contact avec nous. C’est un système qui nous sert bien. J’étais curieuse de voir ce que cela pouvait apporter. On commence doucement, puis on se familiarise petit à petit à l’outil.

 Une communication facilitée avec les parents

Pour moi, cela paraissait un peu ardu au début, mais à force de le manipuler, l’appropriation s’est faite très vite, chacun me semble-t-il y trouvant son intérêt !
Comme CPE, j’apprécie cette rapidité dans la diffusion de l’information auprès des parents : on communique beaucoup plus. Par exemple, je peux leur signaler les absences de leurs enfants dès les premières heures de la matinée. A l’inverse, les parents peuvent se connecter à l’ENT pour vérifier que leur enfant est bien en classe, pour consulter ses notes, son travail, etc. L’ENT apporte un gain de temps appréciable. Cependant, comme les relations sont plus faciles entre tous les membres de la communauté éducative, elles s’accroissent fortement ce qui finit par mobiliser beaucoup de temps… Il y en a de plus en plus et donc cela prend finalement pas mal de temps. Je sais par exemple que j’attendrai d’être arrivée chez moi pour lire une partie des courriels reçus dans la journée !

Je ne crois pas que l’ENT modifie les méthodes de travail. On en est encore qu’au début ! Par exemple, les parents ne l’utilisent pas encore suffisamment. Il est évident, en revanche, qu’ils sont toujours plus nombreux à s’y intéresser et qu’ils le devraient. Cela ne modifie pas le fait que, pour le CPE, l’ENT, qui reste un outil d’optimisation de la gestion de la vie scolaire, ne changera pas fondamentalement la nature du métier.

Une meilleure circulation de l’information…

Les informations circulent plus vite à l’intérieur de l’établissement : par exemple, dans les cas d’urgence, si j’ai besoin de voir un élève, je dépose un message sur l’ENT à l’attention du professeur qui l’a en cours et qui peut l’en informer très vite. Cela demande un investissement, puisqu’il faut équiper chaque classe d’au moins un ordinateur !

A une ou deux exceptions près, l’ENT reste un espace d’échanges dans lequel chacun se montre respectueux de l’autre. Cela pourrait être une porte ouverte à des échanges discourtois, l’élève pouvant envoyer de messages à ses enseignants… Ce qui peut être sympathique ou pas… Les élèves comprennent que c’est un outil de dialogue. J’ai des élèves qui m’envoient des courriels parce qu’ils ne m’ont pas trouvée au bureau ou parce que je suis occupée. C’est pareil pour le prof qui n’a pas toujours le temps de répondre aux questions des élèves entre deux classes. Il m’arrive souvent de leur conseiller de les contacter par mail sur la messagerie de l’ENT. L’ENT et la messagerie permettent aux enfants de s’approprier un petit moment pour s’adresser à leur professeur.

Patrick Reeb, conseiller TICE du recteur de l’académie de Strasbourg, définit ainsi la manière dont l’Alsace est entrée dans les ENT ! Le temps lui a donné raison. A l’origine d’un projet de masse, ambitieux et innovant, il devait convaincre les utilisateurs cibles de s’approprier très vite l’outil s’il voulait voir lancée la révolution numérique dans son académie. Aujourd’hui, chacun le répète à son tour : pour entrer dans l’ENT, il faut commencer par utiliser les outils de vie scolaire !

Charles WEISS,
MTICE – académie de Strasbourg

L’une des particularités de notre académie c’est de privilégier deux temps d’action :

• former sur les modules de vie scolaire, car on pense qu’il faut une porte d’accès dans l’ENT (quand on forme les personnes sur les notes, sachant qu’il y a les bulletins en fin de trimestre, on est assuré que 100 % des enseignants prendront contact avec l’ENT et s’y plieront).
• dans un deuxième temps, une fois qu’ils se sont appropriés l’ENT, on part sur les modules pédagogiques.

Si on avait fait le raisonnement inverse, on se retrouverait toujours avec 10 ou 15 % d’enseignants férus de TICE et d’informatique qui se lancent dans l’aventure, mais on laisserait de côté les 85 % autres. C’est pourquoi on a choisi de privilégier les modules de vie scolaire.