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OBJECTIF DE LA FICHE : présenter et décrire les grandes étapes structurantes d’un projet ENT.
Les travaux menés ces dernières années ont mis en évidence une organisation suivant sept grandes étapes structurantes qui vont de la création d’un partenariat à la mise en place de structures pérennes.
Ce cadre pourra être amené à évoluer et à se diversifier dans les années à venir, mais les grands principes de la démarche, de par leur aspect structurant, constituent une base de réflexion solide.
Partenariat et convention :
• Un projet ENT est un projet territorial piloté par un ensemble d’acteurs, composé a minima d’une autorité académique et d’une collectivité locale qui formalisent, par la signature d’une convention, le partenariat pour lequel sont définis les rôles et responsabilités de chacun sur le projet.
Stratégie et étude préalable :
• Les partenaires élaborent ensemble la stratégie de leur projet. Ils peuvent faire appel à une assistance à maitrise d’ouvrage pour réaliser une étude portant sur l’existant et les travaux à mener pour assurer une généralisation de l’ENT sur leur territoire, dans de bonnes conditions.
Préparation de la généralisation :
• Les partenaires formalisent ensemble un cahier des charges décrivant le besoin précis pour la solution d’ENT souhaitée pour le territoire. Ils décident ensemble de la forme du marché à lancer et de son portage. Dès cette phase, une politique de conduite et d’accompagnement du changement doit être menée. Il s’agit notamment de mettre en place des structures chargées de l’animation du projet ENT de l’établissement, du soutien aux usages et de l’assistance aux utilisateurs.
Appel d’offres de généralisation :
• Les partenaires publient un appel d’offres pour le marché de généralisation et réalisent la sélection du fournisseur de l’ENT.
Développement du socle ENT :
• Une phase de développement technique ou d’intégration s’ensuit après notification du marché, au cours de laquelle sont effectués le développement et l’intégration de l’ENT.
Déploiement à grande échelle :
• Le déploiement à grande échelle consiste en la mise en œuvre d’un ensemble de tâches permettant d’assurer la mise à disposition de l’ENT, d’atteindre les pré-requis techniques et organisationnels ainsi que l’acceptation du changement induit auprès des utilisateurs. Cette étape peut se dérouler sur plusieurs années.
Fonctionnement pérenne :
• Dès le déploiement, la dynamique de développement des usages est lancée et doit se maintenir grâce à la mise en place de structures pérennes chargées de l’animation, du développement des usages et de l’assistance des utilisateurs.
| Les enseignements sur les différentes étapes d’un projet : |
Les questions clés à se poser :
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- Garder en tête qu’un projet ENT prend du temps et qu’il s’inscrit sur le long terme.
- Prendre en compte dans le temps du projet, le calendrier scolaire, le calendrier des collectivités et le temps des marchés ENT.
- Anticiper chacune des étapes du projet (notamment leur délai).
- Mener une étude de faisabilité pour organiser la structure projet et anticiper la rédaction du cahier des charges de généralisation.
- Anticiper le renouvellement du marché ENT pour assurer une continuité de service.
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- Quel type de procédure d’appel d’offres est retenu pour généraliser (appel d’offres ouvert ou restreint, dialogue compétitif) ?
- La durée du marché d’ENT est-elle bien dimensionnée pour contenir la phase de déploiement, une phase d’observation des usages et une phase de renouvellement de marché ?
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En bref
Un projet ENT est long, complexe parce qu’il implique une multitude d’acteurs. Il nécessite de passer par de nombreuses étapes dont les durées sont irréductibles et qu’il convient d’anticiper.
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