L’annuaire fédérateur et l’ENT

L’ENT est avant tout un outil structurant !

Patrick Reeb, Conseiller TICE auprès du recteur de l’Académie de Strasbourg, le répète souvent : « L’ENT est un dispositif très structurant », et d’ajouter « car pour que l’ENT tourne bien, il faut que toutes les procédures implicites deviennent explicites ! Entrer dans ce dispositif oblige à remettre les choses à plat ! ». A la mission TICE de l’Académie, c’est Charles Weiss qui a pris en charge le chantier de l’annuaire fédérateur.

L’ENT ne s’accommode ni d’à peu près, ni de petits arrangements, ni de négligences, ni de gestions empiriques des priorités. Si l’on veut disposer d’un outil efficace, tous les acteurs et tous les contenus identifiés doivent se plier aux rigueurs opérationnelles qui assurent son bon fonctionnement. L’entrée très rapide dans un déploiement de masse a contraint ses animateurs à trouver des solutions et à mettre sur pied une démarche qui puisse assurer son succès. Les problématiques liées à l’annuaire fédérateur en sont la meilleure illustration. Adopter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT a nécessité un travail d’observation, d’analyse et de modélisation qui in fine s’est avéré payant. Comme l’affirme encore Patrick Reeb, « nous sommes la première académie à avoir systématisé la démarche qui consiste à détenir des bases propres, puisque nous avons été la première à exploiter l’annuaire fédérateur pour alimenter l’ENT. »

Projets-ent.com : Le choix et l’investissement consenti pour intégrer l’annuaire fédérateur dans l’ENT en Alsace a sans doute permis de dégager une méthode. Non ?

Patrick REEB : Plutôt qu’une méthode, je parlerai plutôt de démarche ! Nous avons à la fois recherché les points de complexité et accompagné l’ensemble des utilisateurs prenant part à la constitution des annuaires. Nous avons organisé par exemple des formations pour les secrétaires auprès des chefs d’établissements afin d’obtenir une saisie des données de qualité dans chaque collège et chaque lycée. Il s’agissait surtout de faire évoluer les habitudes et changer les réflexes. On constatait par exemple un nombre régulier de doublons dans la saisie des élèves.  Après une analyse minutieuse des procédures de saisies, des erreurs ont été constatées pour la saisie des élèves qui changeaient d’établissement. La multiplication des approximations est totalement incompatible avec le bon fonctionnement de l’ENT. Ce constat nous a permis de sensibiliser chacun des acteurs de la chaîne à prendre conscience qu’il fallait respecter un certain nombre de procédures et de contraintes.

Projets-ent.com : Ce qui frappe, c’est l’ampleur de la tâche, un travail de précision requérant opiniâtreté et rigueur !

Charles WEISS : Je crois que c’est Philippe Houillère qui disait que sur un annuaire de cette ampleur, il y avait 400 à 500 000 utilisateurs à synchroniser tous les jours : y réussir pouvait sembler une gageure inatteignable. Avec le recul, il est certain que cela n’a pas été facile à mettre en place, surtout en considérant la complexité des données à fédérer. Au niveau de l’Académie, quatre à cinq services fédèrent toutes les identités. Cela demande de mettre en place non seulement des systèmes de saisie rigoureux mais aussi d’instaurer entre eux un véritable dialogue. Il a fallu un peu de temps pour qu’il se noue. Pour cela, il a fallu identifier tous les administrateurs collectant l’information, puis comprendre pourquoi les saisies ne remontaient pas jusqu’à nous. Ici, il y avait une validation ministérielle, là une validation rectorale, là elles alimentaient des statistiques, etc. Il a donc fallu se familiariser avec ce contexte et assimiler les spécificités de fonctionnement de chaque service qui, d’une manière générale, ne communiquaient pas entre eux…

A titre d’exemple, la direction des statistiques devait donner un numéro à chaque élève de 6e en début d’année, mais comme ça ne servait à personne, elle prenait son temps pour terminer la saisie en décembre. Quand l’ENT est arrivé, l’annuaire ENT étant alimenté à partir de l’annuaire fédérateur, nous nous sommes étonnés qu’aucun élève de 6e n’y figurait. C’est en frappant à toutes les portes, que l’on a découvert que ce qui, jusqu’à présent ne gênait nullement l’administration, entravait le bon fonctionnement de l’ENT et empêchait la rentrée de se faire dans de bonnes conditions. Il a fallu expliquer et convaincre l’administration du bienfondé de notre démarche. Elle a joué le jeu, rectifiant les délais de saisies de nos élèves.

Ce travail de réajustement s’est avéré finalement très gratifiant pour les différents services. Chacun dispose désormais de données propres et très rapidement disponibles - ce qui n’était pas le cas avant.

Il y avait enfin un vrai besoin de communication. C’est pourquoi, nous avons ensuite créé une commission pour centraliser toutes les demandes, pour favoriser la communication et les échanges, mais aussi de manière à définir une méthode qu’il a fallu ensuite transmettre.

Après les phases de compréhension et de modélisation du dispositif, a commencé celle de la formation. Une fois les services en accord, ils ont suivi la formation ensemble, une manière aussi pour chacun de connaître les besoins des autres.

L’annuaire fédérateur, paramétrage en trois étapes une étape de compréhension de l’environnement une étape de mise en relation et de communication entre les services une étape de formation pour les personnes suivant la saisie des données. Ensuite, une seule règle : la stricte application des principes de saisie et un suivi rigoureux en temps réel. C’est à la fois, on l’a vu, un effort collectif, dont chaque service tire profit, chacun ayant désormais en sa possession des données utilisables et disponibles.